速く、ラクに、礼儀正しく!ビジネスメールの時短テク3つ

仕事のメールは数も多いし、たくさん処理しなければならないし、要領が悪いと時間がかかってしまい、仕事全体の効率ダウンに。

本記事では、要領よく、パパッとメールを書くために実行したい3つの技をご紹介します。

 

(1)頻出フレーズを辞書登録

メールで頻出のフレーズを、パソコンやスマホなどのユーザー辞書に登録しておくと、効率をアップすることができます。

たとえば、「おつ」と2文字入れるだけで、「お疲れ様です。吉田です。」に変換できるように単語を登録しておくのです。

他にも、

・「おせ」→「お世話になっております。吉田です。」

・「ひきつ」→「引き続きよろしくお願いいたします。」

などです。

定番の挨拶に加え、「自分の職場・役割ならでは」の頻出フレーズも入れておくと良いですね。

スマホでも、 iPhoneなら設定>一般>キーボード>ユーザ辞書。

アンドロイドなら文字入力中に左下に出る「文字」ボタン長押し>単語登録-日本語 で設定することが可能です。

(2)テンプレート集を作っておく

「打ち合わせ日程の調整」「交通費計算のファイル送付」など、よくあるシチュエーションについては、あらかじめ文例を作っておくと良いでしょう。

メールのテンプレートは色々なサイト・書籍で紹介されていますので、それをもとにするのが便利です。

適宜、自分の職場ならではの表現に置き換えて用意しましょう。

職場の上司や先輩らのメールで、よくまとまっているなと感じたメールを転用するのもひとつの手です。

テンプレートを使う際に注意したいのは、いわゆる“誤爆”。

前のメールの人名を消し忘れたり、氏名空欄のまま送ったりするトラブルが生じがちです。

人・会社の名前や、具体的な用件を入れるべき部分は、「■■■■」のような、黒目の記号にしておくと目立つので、“うっかり”を避けられます。

(3)箇条書きをうまく使う

パパっと仕上げるには、文章で書くのを避け、できるだけ箇条書きにするのも良い方法です。

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次回は来週にうかがわせていただきます。
お忙しいかと思いますが、
23日(水)13時~、貴社でお時間頂戴したいと存じます。
その際、次年度全体の計画についてご相談したいと存じます。
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とせずに

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次回は以下にてお願いいたします。
* * *
日時:23日(水)13時~
場所:貴社
議題:次年度全体の計画
* * *
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こうすると、書くのも簡単ですし、相手にとっても見やすくて便利です。

 

辞書登録もテンプレートも、実際に仕事を進めるなかで、随時、「これもあったほうが良いな」というものを追加していくことで、あなたならではの使いやすい環境を整えることができますよ!

時短テクを活かして、効率よくメールを処理しましょう。

 

文/吉田裕子 
国語講師。塾やカルチャースクールなどで講師を務める他、『テストの花道 ニューベンゼミ』(NHK Eテレ)に国語の専門家として出演するなど、メディアでも活躍中。東京大学教養学部卒。

画像/PIXTA(ピクスタ)(miya227) 参考書籍/吉田裕子『仕事がはかどる! 頭の中の整理術』(エイ出版社)