仕事でメールを使う皆さん、1日何通やり取りをしていますか？

5通？10通？多い方だと、30通、100通という人もいらっしゃるかもしれませんね。

「メール処理」「メールをさばく」という表現がよく使われるように、メールの送受信はどうしても事務的な作業、面倒なタスクという位置付けになりがちです。

でも、だからこそ、一工夫すれば、強い印象を残すことができます。

大半は味気ないメール。その中で、さりげない気遣いやあなたならではの人柄が見えると、記憶に残るわけです。

目指すのは、煩雑な作業の中での清涼剤や安らぎのような一通。例えば、次のような工夫を取り入れてみましょう。

（1）やりとりが一段落する際のプラスアルファ

何通もやりとりを続けてきたけれど、ここで一区切り。

そんなタイミングに、定型文だけで終わるのは少々物足りないものです。

ビジネスメールの締めくくりは「よろしくお願いいたします」が定番ですが、この後にプラスアルファ。

・夏本番はまだこれからだというのに、すでに猛暑の日々が続いております。どうか、ご無理をなさいませんよう。

・近々、新しい案件でまたご一緒できますことを楽しみにしております。

こうした一言があることで、関係が温まります。

なお、やりとりが進んでいる最中、まだメールの行ったり来たりが続きそうなタイミングは、効率を重視し、あっさりとしたメールを送るほうが自然です。

（2）久しぶりのメールのプラスアルファ

久しぶりの場合は、

・お久しぶりです。

・ご無沙汰しております。

などとメールを始めるのが一般的です。もちろんこれで間違いはありませんが、もう一言、二言あると、空白の時間を埋めやすくなります。

・暑い毎日ですが、お元気にお過ごしですか？弊社ではすでに夏バテ気味の者が出ており、私も気を付けなければ、と思っております。

・おかげさまで、貴社にお手伝いいただいた商品は好調な売れ行きで、先日雑誌『XXX』でも取り上げていただくことができました。

このように相手の近況を気遣ったり、こちらの近況報告をしたりする、あるいは、前にやり取りをしていたときの案件の後日談をするといいでしょう。

（3）初めてのメールのプラスアルファ

初めての場合は、

・初めまして（初めてご連絡いたします）。

・お世話になります。

・突然のご連絡をご容赦ください。

と始めるのが普通です。

この後、いきなり用件や自社紹介に入るのはいまいち。

相手を知った経緯、連絡に至った経緯などのプラスアルファを具体的に書き添えましょう。

・先日、『〇〇フォーラム』でご講演を拝聴し、本質的かつ実践的なお話に感銘を受けました。

・Ａ社の〇〇様より、ネットショップ構築なら貴社にお任せするのが一番だとうかがい、こうしてご連絡を差し上げました。

特に初めての連絡の場合は、不審な連絡だと怪しまれがちなので、信用・信頼してもらえるよう、工夫する必要があります。

（4）追伸でのプラスアルファ

メール本文の後、追伸を付けることがあります。

本文で扱うパブリックな内容とは別に、少し個人的なこと、本題とは別の話などを書く欄です。

・今回ご連絡をいただき、貴社のウェブサイトを確認したところ、「〇〇」は個人的に愛用しておりました。触感が気に入っており、何度もリピートしております。

・先日、旅行先で、〇〇様がおすすめされていたXXを見かけ、思わず購入してしまいました。

・〇〇様の名刺、弊社で話題になっております。弊社もこういう遊び心があれば、と思いますが……。

無理に追伸欄を設ける必要はありませんが、こういう文章があることで、顔を合わせて話す感覚に近付くものです。

近年では、メールのやりとりだけで顔を合わせずに仕事が進むことも多くなりました。

定型文のやりとりだけでは、関係が深まりにくいですよね。
ドライな関係の場合、ささいなトラブルで、取り返しがつかないほどの不信感や敵意も生まれてしまいがち。

メールだけでも、人と人との血の通ったお付き合いにできれば、協力体制を築きやすいものです。

メールにプラスアルファの文章、ぜひ実践してみてくださいね。

文／吉田裕子　
国語講師。塾やカルチャースクールなどで講師を務める他、『テストの花道 ニューベンゼミ』（NHK Eテレ）に国語の専門家として出演するなど、メディアでも活躍中。東京大学教養学部卒。

画像／PIXTA（ピクスタ）（tomos、U-taka、perfecta）　参考書籍／吉田裕子『たった一言で印象が変わる大人の日本語100』（ちくま新書）